Perdeu o prazo para entrega daquele trabalho? Esqueceu onde anotou o endereço de uma reunião importante? Vai passar a madrugada trabalhando em casa porque não deu tempo de cumprir tudo durante o expediente? Esses são sinais de que talvez você precise fazer uma melhor administração de tempo e aumentar a produtividade.
1. Limpe e organize
Em primeiro lugar, manter o seu local de trabalho organizado e limpo vai facilitar muito o cumprimento das suas tarefas.
Nesse sentido, saber onde está aquela pasta ou em que gaveta você arquivou o último relatório vai te poupar tempo e evitar que as coisas se percam naquela pilha de arquivos que você está deixando acumular no canto da mesa.
Do mesmo modo, para quem está montando seu home-office, é bom colocar na lista de compras gaveteiros, arquivos, organizadores e pastas que devem ter sempre etiqueta de identificação na face exterior.
Para facilitar ainda mais, planeje a organização para deixar tudo o que você precisa com frequência em áreas que estejam ao alcance das mãos. Assim, livros que sempre são consultados podem ser colocados em prateleiras em cima do computador e canetas e grampeadores podem ter um espaço especial ao lado do teclado, ou na primeira gaveta da sua mesa.
De modo semelhante, no computador, exclua arquivos desnecessários, organize tudo em pastas bem identificadas e coloque aqueles itens que você não pode perder em uma nuvem ou HD externo.
2. Utilize apps
Se a sua vida está no seu smartphone ou tablet, investir em um bom aplicativo para organizar seus afazeres vai te ajudar muito.
Nesse sentido, existe uma infinidade de apps com esse propósito. Mas é importante resistir à tentação de baixar vários.
Portanto, escolha um e concentre tudo lá. Assim, você não corre risco de se confundir entre um aplicativo e outro.
3. Calcule e priorize
Quanto tempo vou demorar para fazer essa tarefa? Quantas horas posso passar nessa reunião? Quanto tempo vou levar para chegar neste lugar? Essas são perguntas que você deve se fazer sempre. Calcular o tempo de trabalho e de compromissos e tentar respeitá-lo vai fazer toda a diferença para você estimar o que pode dar conta durante o dia e aproveitar seu tempo ao máximo.
Depois de levantar suas obrigações, é importante separá-las por ordem de prioridade, colocando sempre aquilo que tem mais urgência ou exige mais atenção antes de tarefas corriqueiras que podem esperar.
Lembre-se, também, de listar tudo o que precisa para cumprir cada item: fazer um contato telefônico, fazer um pedido por e-mail, solicitar um relatório, comprar material, e por aí vai.
4. Seja rigoroso na administração do seu tempo
Uma olhada nas redes sociais, um lanchinho mais demorado, ou uma conversa mais animada com os colegas podem atrapalhar um dia inteiro de trabalho – e não é exagero não! Se atrasar por causa de algumas dessas distrações podem fazer com que você tenha que correr para entregar algo dentro do prazo ou não se prepare tão bem quanto poderia para uma apresentação, por exemplo.
Ser rigoroso com a administração de tempo vai te ajudar a ter mais tranquilidade para produzir com qualidade e dentro dos prazos, além de garantir um melhor jogo de cintura se surgir qualquer imprevisto.
5. Descanso também tem hora, e faz parte da administração do tempo
E é muito importante. Estender demais o horário de trabalho e com frequência pode acabar te deixando exausto e baixar sua produtividade. Por mais que você ainda se sinta cheio de gás, é importante respeitar seus intervalos para descansar, fazer alongamentos e se alimentar.
Lembre-se que cansaço não é só físico, mas psicológico. A consequência pode ser você se distrair e cometer alguns errinhos que não aconteceriam se estivesse mais descansado e atento.
