Serviços de Secretariado Remoto

Quais serviços uma secretária remota executiva Zortéa pode realizar?

A Zortéa é especializada em serviços de Secretariado Remoto Executivo, oferecidos em alto padrão de qualidade e capacidade técnica. Trazemos, dessa forma, confiança e despreocupação para os profissionais que confiam em nosso trabalho.

Com atendimento pró-ativo, comunicação assertiva e gerando confiança e parceria, nosso objetivo é fazer com que nossos clientes prosperem e tenham uma vida profissional mais organizada e estruturada.

O sucesso do seu negócio é o nosso objetivo.

Modo de trabalho e sistemas específicos

Os serviços de Secretariado Remoto Executivo da Zortéa são perfeitamente adaptáveis ao formato que o cliente precisar.

Quando necessário, indicamos as melhores opções para as circunstâncias de cada cliente, de acordo com nossa experiência.

Trabalhamos com diversos sistemas e softwares. Caso o cliente possua algum sistema online, trabalhamos com este sistema, sem problemas.

Caso o cliente não possua nenhum sistema ou controle financeiro de sua preferência, criamos em planilhas do Excel, ou então indicamos o melhor sistema online que se adéque às necessidades do cliente.

Confira, a seguir, as atividades que uma de nossas secretárias remotas executivas são aptas a executar:

  1. Secretária sob demanda;
  2. Gestão de tarefas;
  3. Execução de serviços burocráticos, em geral;
  4. BPO Financeiro;
  5. Compras;
  6. Recursos humanos;
  7. Secretariado;
  8. Administrativo;
  9. Comercial.

Secretária Executiva Remota sob Demanda

Podemos ajudá-lo com gestão de tarefas, execução de serviços burocráticos, organização financeira, compras, recursos humanos, administrativo, comercial e outros. Sem compromissos de longo prazo, sem complicações. Nossa função é facilitar a sua vida sempre que você precisar.

  • Organização de Contas Pessoais e Profissionais (a pagar e a receber);
  • Emissão de boletos;
  • Emissão de Notas Fiscais;
  • Cobranças;
  • BPO financeiro
  • Conciliação Bancária

Nossas profissionais atendem tanto a Pequenas e Médias Empresas (PMEs) quanto Enterprises.
Possuímos a capacidade técnica e o profissionalismo necessário para desenvolvemos e administramos as finanças do seu negócio.
Acompanhamos a emissão de impostos, organizamos e efetuamos pagamentos. Organizamos e arquivamos documentos de forma planejada e estruturada.
Fazemos cobranças, emissão de boletos e notas fiscais.
Em alguns pacotes de serviços, estão inclusos os serviços de conciliação bancária e análise de contas.
Sabemos que ter clareza na parte financeira é essencial para qualquer negócio. Organizamos suas contas pessoais e empresariais,, acompanhamos planilhas e geramos relatórios de acordo com suas necessidades.

  • Seleção e cadastro de fornecedores;
  • Orçamentos Diversos;
  • Negociação com Fornecedores;
  • Compras Virtuais;
  • Follow Up e acompanhamento da entrega dos produtos ou serviços;
  • Avaliação de fornecedores.

Se você possui fornecedores cadastrados, trabalhamos com estes fornecedores. Caso não tenha, indicamos fornecedores credenciados e avaliados pela nossa empresa, com referências.
Se for um fornecedor novo, não credenciado, buscamos as melhores referências dos serviços ou produtos no mercado.
Fazemos cotações e avaliações com no mínimo 3 fornecedores.
Realizamos orçamentos para serviços pessoais e profissionais, como fornecedores de mídias, , brindes, Tecnologia da Informação, produtos, limpeza e outros.
Negociamos profissionalmente a melhor forma de pagamento, descontos e prazos.
Fazemos o fechamento de contrato de compras de produtos ou serviços e pagamentos.
Procedemos com o acompanhamento do pedido de compras, entrega, acompanhamento de prazos, avaliação do produto ou serviço.

  • Envio de propostas;
  • Follow-up de propostas enviadas;
  • Respostas a e-mails, redes sociais, sobre os produtos ou serviços do cliente;
  • Apoio a infoprodutores.
Utilizamos seu sistema de preferência, ou indicamos um sistema e formato específico para a necessidade da sua área comercial. Dispomos de conhecimento para a criação de modelos de propostas, caso você ainda não tenha o seu próprio modelo. O Follow up compreende a verificação do recebimento e a resolução de eventuais dúvidas, resposta a e-mails que podem ser através de padrões ou de modo personalizado. No apoio a infoprodutores, podemos auxiliá-los no lançamento de cursos virtuais, atuar no suporte aos alunos e na organização administrativa dos cursos. Também podemos fornecer apoio na área financeira, na contratação de fornecedores e nas demais demandas relacionadas a infoprodutos. No Suporte a cursos online, contribuímos no apoio da divulgação com outros fornecedores, inscrições, cobranças, plataforma para inscrições e pagamentos, certificados, providências para o dia do curso, gestão de pagamentos, gestão de receitas e despesas, entre outros.
  • Agendamentos e reagendamentos/ confirmação de horários /fila de espera;
  • Busca de plataformas e criação de salas virtuais para reuniões.
  • Organização de metodologias para agendamentos.
Fazemos a gestão integral da sua agenda. Utilizamos seu sistema de agenda online, ou indicamos sistemas que sejam mais adequados para o seu perfil. Os lembretes de compromissos são feitos com 24h de antecedência, ou conforme a necessidade. Fazemos a gestão dos contatos, confirmando agendamentos e compromissos. Trabalhamos com sistemas gratuitos e pagos. É uma excelente opção para a área médica e executivos, que possuem grande fluxo de agendamentos.
  • Orçamento, reserva e compra de passagens, hotéis, restaurantes e outros;
  • Controle de milhagens;
  • Locação de carros;
  • Apoio na realização de cursos on-line ou presenciais;
  • Organização da logística da viagem.
Para reservas em hotéis, passagens, restaurantes e outros, trabalhamos com fornecedores credenciados. Buscamos o melhor serviço com custo/benefício mais vantajoso para nosso cliente. Passagens, hotéis e restaurantes são tratados segundo a demanda do cliente, com solicitação e reserva antecipada e de referência. Para sua comodidade, efetuamos o controle de milhagens e compra de passagens ou troca de produtos e serviços com o uso delas . Trabalhamos com fornecedores credenciados, sempre buscando o melhor custo benefício para o cliente. Suporte a eventos presenciais e online, contribuímos no apoio da divulgação, inscrições, cobranças, plataforma para inscrições e pagamentos, certificados, providências para o dia do evento (no caso presencial), como coffee-break, locação de espaço, cotação de fornecedores e fechamento de contrato, gestão de pagamentos, gestão de receitas e despesas, outros. Em caso de eventos virtuais, damos suporte durante o evento.
  • Confecção e gestão de e-mails;
  • Gestão de correspondências virtuais;
  • Criação de apresentações em PowerPoint.
  • Respostas a divulgações nas redes sociais
Organizamos e procedemos com respostas padronizadas e personalizadas a e-mails. Estruturamos a comunicação via email para a administração de inscrições a cursos, cobranças, emissão de notas fiscais, gestão de alunos, gestão de respostas a divulgações e relacionamentos com o cliente e prospects. A confecção de e-mails pode ser realizada em formato padrão, ou customizado, conforme a demanda do cliente. A gestão de correspondências virtuais envolve arquivo de documentos virtuais, resposta a e-mails, envio de propostas, esclarecimento de dúvidas relacionadas ao serviço ou produto dos clientes, entre outros. Em caso de divulgações feitas em redes sociais e orientações, damos respostas padrões ou personalizadas, de acordo com cada rede social.
  • Acompanhamento — Follow up;
  • Cadastro e atualização de cadastro de clientes;
  • Pesquisa de satisfação de clientes;
  • Cliente oculto;
  • Atualização e cancelamento de serviços como TV por assinatura, celular e internet.
  • Apoio no Departamento pessoal
Os serviços de secretária remota executiva também incluem os serviços administrativos. Organizamos as suas atividades de uma maneira mais eficiente e produtiva, para potencializar seus resultados e fazer o seu tempo render mais. Realizamos análise e credenciamento de fornecedores e prestadores de serviços, cuidamos da contratação e da administração dos serviços. Nosso follow-up engloba o acompanhamento de pedidos, propostas, orçamentos e a finalização de processos. O cadastro de clientes é feito através de CRM ou da sua plataforma de preferência. As Pesquisas são conforme demanda de produtos ou serviços, com modelos prontos ou elaboração de novas pesquisas. São seguidas de follow-up e apresentadas com relatórios de indicadores. O serviço de Cliente Oculto é prestado com fornecedor credenciado, para toda segurança e discrição dos negócios do nosso cliente. A atualização e o cancelamento de contratos compreende o contato com operadoras, a criação e o envio de relatórios para os clientes e o acompanhamento até o efetivo cancelamento (follow-up). Em parceria com seu setor de contabilidade, podemos dar apoio ao departamento pessoal, auxiliando na gestão dos funcionários da empresa, como folha de pagamento, pagamento de benefícios, organização das férias e outras atividades relacionadas.
  • Serviços Bancários;
  • Serviços de Cartórios e Órgãos Públicos;
  • Digitalização de documentos;
  • Organização de documentos para contabilidade;
  • Assistência e acompanhamento a eventos presenciais, como reuniões e cursos
Os serviços de secretária remota podem ser presenciais. Realizamos diretamente serviços externos que demandem conhecimento e confidencialidade, conforme a necessidade. Coordenamos serviços de terceiros, como motoboy, bikeboy e outros. Ainda tratamos da solicitação de certidões — acompanhamento e retirada — e do acompanhamento dos serviços de contabilidade e providências relacionadas, quando não é possível fazê-lo de forma virtual. Em casos em que não é possível fazer serviços através do Internet Banking, fazemos pessoalmente ou por meio dos serviços de fornecedores selecionados e credenciados. A digitalização de documentos pode ser feita no escritório do cliente conforme necessidade, ou em caso de documentos maiores, em espaço próprio para digitalização. Sempre que necessário vamos ao seu escritório, para verificar documentos e entregar a contabilidade. Tratamos da organização de documentos específicos para IR de forma virtual ou presencial. Fazemos negociações, compras e contratações virtualmente e acompanhamento da entrega presencial, como logística e prazo de entrega.

Secretariado Remoto Executivo de Alto Nível

A Zortéa é reconhecida pelo alto nível dos serviços prestados, e nossas profissionais têm capacidade técnica e formação para lidar com diversas demandas do mercado.

Se você necessita de um serviço que não está exatamente descrito acima, entre em contato conosco, clicando no botão abaixo, e conte-nos mais sobre suas necessidades:

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