O mercado de trabalho está cheio de iniciativas criativas e supermodernas. O escritório virtual é uma delas. Resumidamente, o cliente contrata o espaço físico e tem à disposição toda uma rede de suporte. Essa rede fornece, por exemplo, atendimento telefônico, serviços de secretariado, processamento de informações, além do endereço físico e fiscal.
Nesse sentido, em Maringá, a dupla de jovens formados em Administração de Empresas, Joviano Dambrosio e Dinamar Carvalho Valle, eram sócios de uma empresa de consultoria. Em seguida, notaram a falta de um escritório com toda a infraestrutura. Seria necessário um lugar para o recebimento de chamadas de potenciais clientes, por exemplo. Isso prejudicava prejudicava o negócio. O custo da locação de um espaço e contratação de secretária, entre outros, não cabia no bolso destes novos empreendedores.
Logo depois, a necessidade virou um modelo de negócio. Eles abriram há pouco mais de um ano um “escritório virtual”. Como resultado, profissionais de vários segmentos podem utilizar os serviços de recepcionista e estrutura física sem se preocupar com custo de aluguel e despesas com funcionários, água, luz, etc. O modelo lembra a locação de salas. Mas é mais completo, pois funciona como “braço da empresa” porque cada um tem um espaço exclusivo.
Joviano diz que o espaço do Base Office tem 400 metros quadrados com oito salas equipadas, mais uma sala de reunião. Há ainda três salas de treinamento com capacidade para até 30 pessoas e uma sala maior para 100 pessoas. “O atendimento telefônico e agendamento de compromissos também são feitos pelos funcionários do escritório virtual”, explica.
Como funciona o serviço?
Frequentemente, os serviços são ofertados em pacotes. A locação de salas é organizada por hora e tipo. Há opções para reunião ou treinamento. Um cliente do plano básico, por exemplo, investe R$ 95/mês e pode colocar o endereço do escritório no cartão e na correspondência. A recepcionista faz o encaminhamento de recados e controla o correio. Se o cliente quiser fazer alguma reunião no escritório basta selecionar a sala que deseja a partir de R$ 15 a hora. O espaço é sempre privado, uma garantia que atrai advogados, psicólogos e consultores.
Semelhantemente, para quem precisa de um domicílio fiscal e não tem um endereço, é possível usar os dados do escritório virtual como endereço fiscal. Antes é preciso consultar se o ramo de atividade da empresa se adequa à infraestrutura disponível. Porque especialidades como médicos e esteticistas ou dentistas exigem equipamentos que só estão disponíveis em clínicas, por exemplo. No modelo atual, o foco é o escritório padrão. Ali o cliente pode marcar um encontro de trabalho, uma reunião ou realizar treinamentos. Para dispor do endereço fiscal e outros benefícios é preciso aderir ao pacote intermediário, que custa R$ 150/mês.
Plano completo de escritório virtual
Por outro lado, no plano mais completo, o cliente escolhe um número de telefone fixo a partir de uma relação já definida. Assim, esse número passa a ser somente da sua empresa. Por exemplo, o sistema identifica para qual empresa é a ligação e a telefonista atende com a saudação que o cliente escolheu. As informações e notícias urgentes são encaminhadas instantaneamente via celular ou email. O custo desse pacote é de R$ 260 por mês.
“Nesse modelo é como se a empresa inteira estivesse ali. Esse pacote dá direito ao atendimento, o endereço fiscal e descontos de até 40% na locação de salas”, enfatiza Joviano.
Quem costuma contratar um escritório virtual?
Esse modelo de escritório tem auxiliado quem começa a vida empresarial, como a dupla de professoras de idiomas que locou uma das salas até o final do ano. Também atrai quem já está consolidado no mercado, mas quer reduzir custos. A praticidade de não ter de se preocupar com nada além da agenda e investir apenas o necessário, também são atrativos.
Segundo Joviano, o mix de clientes inclui pessoas que mantinham escritórios e salas. Mas que viram uma chance de ter uma infraestrutura idêntica por um valor mais baixo. Entre os clientes que se enquadram na redução de custos está um nutricionista, que tinha uma despesa mensal de R$ 3 mil. Entre locação da sala, manutenção e recepcionista. Hoje ele gasta uma média de R$ 700/mês com o escritório virtual. Entre os profissionais que aderiram a esta nova proposta estão empresa de seleção de pessoal, consultores de segurança do trabalho e psicólogos.
Escritório Virtual e Secretariado Remoto Executivo
Similarmente, outro modelo de sucesso é a “secretária remota”. Uma prestação de serviço especializado que fornece apoio administrativo e de secretariado para profissionais liberais, micro e pequenas empresas. Para Deisiane Zortéa Kuckla, proprietária de uma empresa do ramo de Curitiba, trabalhar fora da empresa do cliente concede autonomia e flexibilidade ao atendimento. E ao mesmo tempo, permite ter uma rotina de trabalho própria, executar várias atividades para clientes diferentes, num mesmo dia.
A maturidade profissional, responsabilidade, competência, honestidade e comprometimento são valores essenciais para o modelo de negócio dar certo. Em termos de investimento bastam telefone, computador e internet num espaço adequado. Já que boa parte das transações e reuniões são realizadas online. “A maioria das reuniões acontece virtualmente, mas quando necessário realizamos reuniões presenciais”, acrescenta.
A empresa fornece uma grande variedade de serviços como organização de finanças, compras, assessoria para viagens e eventos de negócios, serviços de secretariado e assistência pessoal e de comunicação. Depende da demanda do cliente. “Há clientes que precisam de serviços pontuais e outros também de gestão de empresa. Nisso entra o gerenciamento dos prestadores de serviços, como contador, advogados, etc. Como há uma diversidade de serviços e atividades, não é possível falar em valores”, afirma.
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